Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur
Logiciels GMAO : Qu’est-ce que la GMAO, comment fonctionne-t-elle et quels sont ses avantages ?
Le guide ultime pour choisir consciemment le meilleur logiciel de GMAO et l’implémenter efficacement au sein de votre entreprise.
C’est quoi les logiciels GMAO ?
GMAO est l’acronyme de « Gestion de la Maintenance Assistée par Ordinateur« , également connu sous l’acronyme anglais de CMMS (Computerized Maintenance Management System).
Cet outil informatisé est conçu pour faciliter la planification de la maintenance préventive, la gestion et l’exécution des opérations de maintenance au sein d’une entreprise, améliorant ainsi l’efficacité des processus de maintenance.
En résumé, les logiciels GMAO permettent de :
- Optimiser les opérations de maintenance et réduire les temps d’intervention
- Améliorer la communication entre les parties prenantes
- Assurer la conformité réglementaire et améliorer la sécurité
- Réduire les coûts de maintenance et le nombre de pannes
- Améliorer la planification et la mise en œuvre de stratégies de maintenance préventive, conditionnelle et prédictive
Pourquoi utiliser un GMAO pour la gestion de la maintenance ?
Les avantages, les bénéfices e les objectifs de l’utilisation de la GMAO.
Les avantages et les bénéfices qu’un logiciel de maintenance GMAO peut générer dépendent largement des objectifs et du secteur dans lequel votre entreprise opère.
Dans tous les cas cependant, si vous vous demandez pourquoi utiliser un logiciel GMAO, voici une liste de 10 avantages absolument indispensables :
- Améliorer la disponibilité et la fiabilité des équipements : Les logiciels GMAO permettent d’améliorer la gestion des équipements et des installations en vous aidant à optimiser les plans de maintenance en fonction de la criticité des actifs et de leurs performances. Cela réduit le nombre d’arrêts machines, les temps d’arrêt et prolonge la durée de vie des équipements.
- Amélioration de l’efficacité opérationnelle : Une GMAO aide les responsables à optimiser les plans de maintenance et à organiser les activités de maintenance préventive, réduisant ainsi les temps d’arrêt et augmentant l’efficacité opérationnelle.
- Optimisation des stratégies de maintenance : Les données acquises par le logiciel de maintenance GMAO simplifient la transition d’une approche réactive aux pannes (maintenance corrective) à une approche proactive, permettant d’optimiser les plans de maintenance préventive en fonction des résultats obtenus, ou d’adopter des stratégies de maintenance conditionnelle et prédictive en utilisant des objets connectés (IoT).
- Réduction des coûts de maintenance : L’introduction d’un logiciel de GMAO d’entreprise peut aider à identifier et à corriger les problèmes potentiels avant qu’ils ne deviennent trop importants, réduisant ainsi les coûts de réparation et de remplacement des équipements. De plus, un GMAO peut aider à optimiser l’utilisation des ressources, réduisant ainsi le temps et le coût des activités de maintenance.
- Amélioration de la communication : Grâce à l’app mobile la GMAO assure une communication améliorée et un échange d’informations plus rapide au sein de votre équipe et avec les fournisseurs. En outre, en fournissant un lieu centralisé pour les informations et les demandes de maintenance, il peut également améliorer la communication avec les autres départements de l’entreprise.
- Amélioration du suivi et du reporting : Les logiciels GMAO permettent de suivre toutes les activités de maintenance et les ressources utilisées, automatisant l’enregistrement des interventions et des coûts associés. Cela permet de réduire considérablement les délais de reporting et d’avoir un meilleur contrôle des coûts liés à la maintenance et à la gestion des actifs.
- Gestion du risque et de la sécurité : Le logiciel de GMAO peut aider les managers et les responsables à mieux gérer les risques et les interférences associés aux activités de maintenance, à gérer les échéances et à assurer la conformité avec les réglementations en matière de santé, de sécurité et d’environnement.
- Gestion de la conformité : Les vérifications de conformité et les audits peuvent ralentir les activités et perturber les plans de maintenance. Les informations et les données contenues dans la GMAO peuvent accélérer ces opérations, rendant beaucoup plus simple la recherche d’informations et la réponse aux demandes.
- Amélioration du savoir-faire de l’entreprise : La documentation, les manuels et les procédures de maintenance peuvent être stockés dans le GMAO, offrant une base de données et une base de connaissances permettant d’accélérer l’intégration du personnel entrant et d’éviter la perte du savoir-faire acquis par le personnel sortant.
- Amélioration du processus décisionnel : Les rapports générés automatiquement par le GMAO et l’analyse des métriques et des Indicateurs de maintenance simplifient le processus décisionnel, permettant aux managers et responsables d’identifier plus facilement les zones d’amélioration et de prendre des décisions éclairées basées sur les données.
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Comment utiliser le Logiciel GMAO ?
Les 10 fonctionnalités indispensables pour optimiser vos opérations de maintenance.
Comment fonctionne un logiciel GMAO ?
Nous avons parlé des avantages et des bénéfices découlant de la mise en place d’un logiciel de gestion de la maintenance GMAO. Il est maintenant temps de mieux comprendre quelles sont les fonctionnalités, en commençant par celles qui sont indispensables.
Si vous souhaitez découvrir comment les entreprises utilisent les logiciels de maintenance, jetez un œil à nos études de cas.
1. Gestion des actifs
La GMAO permet de reproduire le registre des actifs de l’entreprise, en créant une fiche personnalisée pour chaque ressource où les informations suivantes sont automatiquement enregistrées:
- Informations générales telles que le modèle, le numéro de série, l’emplacement, etc.
- Historique des interventions
- Documentation, vidéos et images telles que les manuels de réparation, les procédures de sécurité, les contrats, les garanties, etc.
- Plans de maintenance
3. Gestion des Interventions
La gestion des activités de maintenance représente l’une des fonctionnalités clés du GMAO. Le logiciel permet de gérer les Ordres de Travail en les assignant au personnel approprié (y compris les fournisseurs) et de suivre leur progression en temps réel.
- Assigner les tâches au personnel interne et externe.
- Définir les niveaux de priorité et planifier les interventions sur le calendrier.
- Joindre la documentation nécessaire.
- Suivre l’activité à travers les différentes phases de travail.
- Ajouter les matériaux et pièces de rechange nécessaires.
- Enregistrer les temps de travail et les coûts.
- Enregistrer les causes de panne, les effets et les solutions (Analyse des Causes Premières).
- Rendre compte des interventions.
De plus, l’un des aspects les plus importants à souligner est la capacité des logiciels de GMAO à automatiser une grande partie des processus liés à la gestion des Ordres de Travail : de l’assignation au personnel, qui peut être effectuée automatiquement en fonction d’éléments tels que le type d’actif, son emplacement ou le type de panne, à l’insertion automatique de toutes les données et informations enregistrées dans l’Ordre de Travail, éliminant ainsi de longues opérations de saisie de données, les archives papier et les feuilles Excel.
5. Entrepôt
Un logiciel de GMAO peut aider à organiser et gérer l’inventaire et les pièces de rechange, en gérant les entrées/sorties, en suivant les pièces disponibles, les coûts et les principales métriques de l’entrepôt telles que le taux de rotation. Il est également possible d’intégrer les systèmes de GMAO avec les logiciels de gestion d’entrepôt (WMS) et l’ERP de l’entreprise. En bref, le logiciel de maintenance permet de :
- Joindre des listes de matériaux nécessaires à l’exécution de l’Ordre de Travail.
- Ajouter les quantités utilisées et leurs coûts pendant le traitement.
- Établir le niveau minimum de stock pour chaque matériau et configurer des alertes automatiques.
- Gérer les entrées et sorties avec des codes QR et des codes-barres.
- Suivre les métriques et les KPI de l’entrepôt.
7. Gestion des fournisseurs
Les logiciels de GMAO permettent de partager des informations également avec le personnel externe à l’entreprise, afin d’accélérer la communication. Le système permet de créer un répertoire des fournisseurs, de leur attribuer des interventions, de demander des devis et de rendre compte des dépenses. Dès que les fournisseurs sont appelés à collaborer au sein de la plateforme, il est possible de suivre les SLA, de gérer la documentation et les obligations de sécurité grâce à la gestion des accès et des autorisations de travail.
9. App mobile
Les GMAO équipés d’applications pour appareils mobiles permettent d’atteindre les techniciens et les fournisseurs directement sur le terrain avec les informations dont ils ont besoin, assurant ainsi une efficacité accrue et le suivi en temps réel des activités de maintenance. Bien que de nombreux fournisseurs de logiciels GMAO considèrent souvent l’application mobile comme un avantage ou une fonctionnalité premium, elle ne devrait pas du tout l’être, car elle représente un outil essentiel pour améliorer la convivialité et le taux d’utilisation du système de gestion de la maintenance au sein de l’entreprise, en plus de réduire considérablement les temps d’intervention et d’accélérer la communication.
2. Signalements et demandes de service
Les logiciels de GMAO permettent de recueillir, via un portail en ligne également accessible depuis un appareil mobile, toutes les demandes de services ou les signalements de pannes, améliorant la communication, accélérant les délais de prise en charge et simplifiant le suivi. En particulier:
- Des procédures guidées aident l’utilisateur à ouvrir le ticket.
- Personnalisation du formulaire de demande/signalement.
- Ouvrir un ticket en scannant le code QR ou le code-barres appliqué à l’actif.
- Ajouter des photos et des images du problème au ticket.
4. Maintenance Préventive
Le GMAO permet de créer et d’ajouter des plans de maintenance pour chaque actif dans le registre, aidant les responsables à planifier la maintenance de manière plus précise, en fonction des données historiques et des spécifications des équipements. Le logiciel de maintenance permet de :
- Automatiser la génération des Ordres de Travail en fonction du temps ou de conditions spécifiques.
- Établir la fréquence de répétition des activités de maintenance préventive.
- Assigner automatiquement l’activité au personnel.
- Joindre des listes de contrôle interactives à l’Ordre de Travail.
- Optimiser les plans de maintenance en fonction des résultats obtenus.
- Envoyer des alertes et des rappels lorsque la date limite approche.
6. Rapports et analyse des données
Les logiciels de GMAO permettent de générer des rapports personnalisés pour analyser les principales métriques et les indicateurs de performance clés (KPI) de la maintenance tels que le MTBF (Mean Time Between Failure) ou le MTTR, enquêter sur les causes de défaillance, surveiller les métriques liées au service et aux SLA (Service Level Agreements) ainsi que les coûts liés à la main-d’œuvre, au service et aux pièces de rechange.
8. Sécurité
Le système de gestion de la maintenance assistée par ordinateur (CMMS) permet de gérer les obligations de sécurité, d’identifier les risques liés aux actifs ou aux activités professionnelles, de contrôler la documentation et de garantir la conformité aux réglementations en vigueur. Les systèmes de gestion de la maintenance permettent également d’accélérer la préparation des audits, car toutes les informations nécessaires sont toujours à portée de clic. Quelques exemples de la manière dont un CMMS aide les responsables à améliorer la sécurité sont:
- Identification des risques et création de permis de travail
- Possibilité d’attacher des listes de contrôle interactives aux ordres de travail
- Contrôle de la documentation, des certifications et des échéances
- Surveillance des quasi-accidents (near miss)
- Lockout/Tagout
10. Intégrations
Bien que les intégrations ne puissent pas être considérées comme une fonctionnalité propre à la GMAO, elles méritent une mention spéciale dans cette liste car elles représentent un aspect à ne pas sous-estimer lors de l’évaluation de l’introduction d’un logiciel de gestion de la maintenance assistée par ordinateur (GMAO) dans l’entreprise
Quel est le coût d’un logiciel GMAO ?
Comprendre le coût d’une GMAO.
Le coût d’un logiciel GMAO peut varier considérablement en fonction de divers facteurs, tels que :
- la taille de l’entreprise
- le nombre d’utilisateurs
- les fonctionnalités, les personnalisations et la complexité de la mise en œuvre
- les services et la formation
En général, cependant, la règle ancienne s’applique : vous payez pour ce que vous obtenez.
Cela dit, le coût de la GMAO est généralement divisé en 2 postes principaux :
- Coût des licences: Bien que le coût de certains GMAO puisse également varier en fonction du nombre d’actifs gérés, les fournisseurs basent généralement leurs tarifs sur le nombre de licences. Par licences, on entend le nombre d’utilisateurs qui utiliseront le système (veuillez noter que – généralement – les utilisateurs qui n’ont accès au système que pour ouvrir une demande ou signaler une panne devraient être gratuits).
- Coût de démarrage (services): les intégrations, la configuration, la migration et le chargement des données sont tous des coûts supplémentaires qui entrent dans la catégorie des services. En plus de cela, il devrait y avoir des coûts liés à la formation du personnel et au support. Notez que certains fournisseurs de GMAO, afin de maintenir bas le coût de leur produit, n’incluent pas ces services dans leur offre de base (pour ensuite proposer des services supplémentaires le jour suivant). Mon conseil? Soyez méfiant à l’égard des fournisseurs qui ont tendance à minimiser les coûts de service ou même à les exclure de leur offre, car comme nous l’avons vu dans l’image ci-dessus, le succès de la mise en œuvre en dépend.
Comment mettre en place la GMAO ?
Mettre en œuvre le logiciel de maintenance dans l’entreprise.
Nous voici enfin prêts pour le lancement. Voici quelques conseils rapides sur les principaux aspects à prendre en compte pour mettre en œuvre avec succès un logiciel GMAO au sein d’une entreprise:
- Projet pilote : Au lieu d’étendre immédiatement l’utilisation de GMAO à toute l’organisation, envisagez de l’introduire de manière progressive. Les meilleurs fournisseurs des logiciels GMAO peuvent vous aider à élaborer une stratégie de mise en œuvre intelligente, en procédant par des tests rapides pour évaluer l’efficacité du système et, le cas échéant, corriger le tir en économisant du temps et en maximisant les résultats. Ces fournisseurs attribuent généralement un chef de projet dédié chargé de la configuration du système, de la formation initiale, du chargement des données et de l’ensemble du processus de mise en œuvre.
- Nommer un responsable interne du projet : Peu importe d’avoir ou non un spécialiste de logiciels GMAO dans votre effectif, et encore moins de s’appuyer sur un consultant externe. En revanche, il est essentiel de désigner un référent interne qui interagira avec le chef de projet attribué par le fournisseur de GMAO et qui sera capable de transférer les connaissances à toute l’organisation.
- Implication du personnel : Plus tôt vous impliquez le personnel, mieux c’est. Assurez-vous que tout le monde comprend bien les raisons pour lesquelles il a été décidé d’introduire un système de GMAO dans l’entreprise et partagez avec eux les objectifs afin d’obtenir l’adhésion de tous. Encouragez l’adoption de la GMAO par le personnel en créant des incitations à l’utilisation du logiciel et en surveillant les progrès pour vérifier qu’il est utilisé correctement, et recueillez leurs commentaires, car ils peuvent être vraiment importants.
- Formation : Peu importe à quel point le logiciel GMAO que vous avez choisi est facile à utiliser. En accord avec votre fournisseur de GMAO, organisez des sessions de formation afin que tout le personnel soit aligné sur l’utilisation du logiciel. Assurez-vous que ces sessions de formation sont incluses dans le coût du logiciel.
- Support : Ceci devrait également être inclus dans le coût du logiciel. Assurez-vous d’avoir un support technique de qualité tout au long de la phase de mise en œuvre et même après, pour garantir que la GMAO fonctionne correctement et résoudre tout problème dans les plus brefs délais.
Pourquoi intégrer le logiciel GMAO avec les autres systèmes de l’entreprise ?
Connecter les logiciels GMAO aux autres systèmes d’entreprise.
Bien que les intégrations entre le logiciels GMAO et les autres systèmes d’entreprise représentent nécessairement un coût supplémentaire dans l’achat de la GMAO, réussir à connecter le logiciel de maintenance aux autres systèmes d’entreprise contribue souvent à obtenir un retour sur investissement (RSI) plus élevé.
Cela s’explique par le fait que certaines intégrations contribuent à améliorer la qualité des données et à accélérer la communication, permettant ainsi de supprimer les silos entre différents départements et divisions de l’entreprise.
Voici quelques-uns des principaux avantages découlant des intégrations les plus fréquentes entre GMAO et les autres systèmes d’entreprise :
Intégration entre GMAO et ERP
L’intégration entre GMAO et un ERP (Enterprise Resource Planning) permet d’accélérer des processus tels que les demandes d’achat et les bons de commande, améliorant ainsi l’efficacité et renforçant la communication entre le département de maintenance et le service des achats, notamment en ce qui concerne l’achat de pièces de rechange ou de services auprès d’un fournisseur externe, avec une transparence accrue sur les coûts de maintenance et l’utilisation des ressources.
Cela s’explique par le fait que certaines intégrations contribuent à améliorer la qualité des données et à accélérer la communication, permettant ainsi de supprimer les silos entre différents départements et divisions de l’entreprise.
Intégration entre GMAO et capteurs IoT
L’intégration avec les capteurs IoT permet de surveiller de manière automatique de grandes quantités de données provenant des conditions d’une installation ou d’une équipement. Les capteurs appliqués à un actif peuvent transmettre des informations au GMAO, permettant une planification plus précise et réduisant le nombre de pannes non planifiées. Logiciels GMAO et dispositifs IoT prennent en charge la base de données nécessaire pour adopter des stratégies de maintenance prédictive.
Intégration entre GMAO et BIM
L’intégration bidirectionnelle entre GMAO et BIM (Building Information Modeling) est souvent utilisée dans les installations, car elle permet de partager la base de données des deux systèmes, améliorant la traçabilité des ressources et la surveillance des infrastructures. L’intégration entre GMAO et BIM permet de visualiser les données des équipements et des structures de manière plus simple et intuitive à travers une représentation tridimensionnelle, facilitant ainsi l’analyse et la surveillance des actifs de manière plus efficace.
Intégration entre les logiciels GMAO et MES
L’intégration entre logiciels GMAO et MES (Manufacturing Execution System) permet de connecter la maintenance à la production, améliorant la communication entre les deux départements et optimisant les processus. Alors que le système MES fournit des informations sur l’état actuel d’une machine et d’une installation de production, la GMAO peut utiliser ces données pour planifier les activités de maintenance de manière à ne pas perturber la production, améliorer le suivi des interventions et générer des rapports sur les pannes.
Intégration entre logiciels GMAO et GIS
L’intégration entre les logiciels GMAO et les systèmes GIS (Geographical Information System) est souvent utilisée dans la gestion des actifs linéaires tels que les autoroutes ou les conduites de gaz. Le système GIS fournit des informations géographiques que la GMAO peut utiliser pour localiser et identifier les actifs et les infrastructures, affichant les informations de maintenance dans un contexte géographique, permettant ainsi une plus grande efficacité dans l’exécution des activités de maintenance. Par exemple, cela peut aider les techniciens et les responsables à identifier les zones nécessitant davantage de maintenance, à planifier des itinéraires optimaux pour les opérateurs et à surveiller l’état des infrastructures de manière plus efficace.
Intégration entre logiciels GMAO et WMS
Les systèmes WMS (Warehouse Management System) sont des logiciels de gestion d’entrepôt. Le logiciel WMS peut fournir à la GMAO des informations utiles sur la position et la disponibilité des composants de rechange, accélérant ainsi les interventions en assurant une plus grande cohérence des informations entre les deux départements, tout en améliorant les délais nécessaires au technicien pour obtenir les pièces de rechange nécessaires à une intervention
Découvrez-en plus sur les possibilités d’intégration de la GMAO avec les autres systèmes d’entreprise.
Que voulez-vous faire avec la GMAO ?
De nombreuses fonctionnalités pour vous aider à gérer les processus dans un seul logiciel de maintenance simple et complet.
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FAQ – À propos de logiciels GMAO
Comment choisir le meilleur logiciel GMAO ?
Choisir un logiciel de maintenance peut être une tâche complexe car il y a de nombreuses variables à prendre en compte. Certaines d’entre elles concernent les besoins et les objectifs de votre entreprise, tandis que d’autres concernent le choix du meilleur fournisseur.
Dans tous les cas, un bon point de départ est de considérer quelles fonctionnalités votre entreprise nécessite et de vous assurer qu’elles sont incluses dans l’offre du logiciel choisi.
Personnellement, je pense que d’autres aspects importants à considérer sont :
- La simplicité d’utilisation et une interface graphique attrayante pour faciliter l’introduction de l’outil au sein de votre organisation.
- La capacité d’intégration avec les autres systèmes : l’intégration avec les autres systèmes de l’entreprise est un aspect crucial pour tout projet d’implémentation d’un GMAO. Assurez-vous que le logiciel que vous choisissez peut s’intégrer avec les systèmes en place tels que ERP, PMS, MES, etc.
- Support et Formation : vous pourriez être tenté d’économiser en éliminant certains services de l’offre, comme la formation, ou en optant pour des niveaux de support qui ne sont pas vraiment de classe mondiale. Cependant, cela pourrait ne pas être le bon choix et vous pourriez le regretter plus tard. Assurez-vous de choisir un fournisseur qui propose des services de qualité : il sera votre fidèle allié en cas de besoin.
Logiciels GMAO en cloud/SaaS Vs On-Premise
L’implémentation de solutions GMAO en Cloud et le modèle de fourniture SaaS (Software as a Service) ont contribué à simplifier l’approche des entreprises vis-à-vis des logiciels de maintenance.
Hébergé dans le cloud, la GMAO SaaS fonctionne de la même manière que les systèmes traditionnels de GMAO (on-premise), mais ils sont accessibles à partir de n’importe quel appareil connecté à l’internet, plutôt que d’être installés localement sur un serveur spécifique. Les données et informations sont stockées sur un serveur distant, géré par le fournisseur lui-même.
Les GMAO SaaS sont généralement disponibles sur abonnement, avec le paiement d’une redevance mensuelle ou annuelle pour l’utilisation du logiciel. Un autre avantage important est que les GMAO en cloud ne nécessitent aucune installation ni maintenance de la part de l’utilisateur, réduisant ainsi les coûts et le support du département informatique, et ils sont toujours mis à jour vers la dernière version disponible du logiciel.
Logiciels GMAO vs EAM vs FSM : Quelles sont les différences ?
La GMAO (Gestion de la Maintenance Assistée par Ordinateur) et l’EAM (Enterprise Asset Management) sont tous deux des systèmes logiciels utilisés pour la gestion de la maintenance et la gestion des actifs. Les différences entre les deux systèmes sont si subtiles (et un peu anachroniques) qu’elles peuvent souvent créer de la confusion.
Par le passé, les logiciels GMAO se concentraient sur la gestion des ordres de travail et des interventions, tandis que les EAM étaient des systèmes plus complets, comprenant des fonctionnalités telles que la gestion des pièces de rechange et la gestion économique des actifs. Cependant, l’écart entre les deux systèmes a été comblé depuis longtemps, à tel point que de nombreux fournisseurs de logiciels de maintenance décrivent désormais leur système à la fois comme GMAO et EAM.
Un discours similaire pourrait également être fait concernant les différences entre les logiciels GMAO et FSM (Field Service Management). Dans ce cas, cependant, les FSM sont dédiés à la gestion des interventions et des ressources sur le terrain, en négligeant un peu la partie liée à la gestion des actifs. Néanmoins, les logiciels GMAO de dernière génération couvrent toutes les fonctionnalités spécifiques d’un FSM.
Quelles entreprises/secteurs utilisent les logiciels GMAO ?
La réponse est simple : toute entreprise ou secteur où il y a besoin de gérer des processus de maintenance ou de gestion des actifs. Voici quelques exemples : Fabrication, Entreprises de services, Agroalimentaire, Commerce de détail, Infrastructures, Transport, Pétrole et gaz, Santé, Hôtellerie, Énergie…
Quelles entreprises/secteurs utilisent les logiciels GMAO ?
Les intervenants concernés par la GMAO peuvent inclure divers acteurs au sein d’une organisation, tels que :
Les techniciens de maintenance : Ils utilisent la GMAO pour recevoir et exécuter des ordres de travail, enregistrer les informations sur les interventions, et assurer le suivi des activités de maintenance.
Les responsables de maintenance : Ils supervisent les opérations de maintenance, planifient les interventions, analysent les données de performance et prennent des décisions stratégiques basées sur les informations fournies par la GMAO.
Les gestionnaires d’actifs : Ils utilisent la GMAO pour suivre l’état des actifs, planifier la maintenance préventive, et prendre des décisions informées sur le cycle de vie des équipements.
Les opérateurs et utilisateurs : Ils peuvent signaler des incidents ou des besoins de maintenance via la GMAO, contribuant ainsi à l’efficacité du processus.
Les fournisseurs de services externes : Lorsque des services de maintenance externes sont nécessaires, les fournisseurs peuvent être impliqués dans le processus via la GMAO.
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