FACILITY MANAGEMENT
AXA
AXA utilise la GMAO mainsim depuis plus de 15 ans pour gérer ses bâtiments, ses installations et ses actifs mais également une palette très large de Soft services dédiés à ses collaborateurs.
Le PalAXA est le siège d’AXA Milan, qui a récemment obtenu le niveau Gold de la prestigieuse certification Leed grâce à ses performances environnementales et énergétiques exceptionnelles.
Mainsim contribue au quotidien à la maîtrise des coûts ainsi qu’à la gestion optimisée de tous les services relevant du Soft Service.
Besoins et exigences du client
Gérer de manière efficace et efficiente tous les bâtiments et les installations
Maîtriser les coûts et intégrer la gestion de tous les services relevant du Soft Service.
Simplifier le processus de ticketing grâce à un accès généralisé au portail.
Gérer les maintenances curatives et préventives mais aussi tous les services généraux (demandes de badges, casiers, flux de courrier et nettoyage, examens médicaux d’entreprise…).
Gérer les fournisseurs : gérer les accès et autorisations, la documentation, les plans de maintenance.
Intégration avec PowerBI pour la création de rapports et l’analyse des données. Pour gérer les fournisseurs, le SLA (Accords de niveau de service).
Intégration avec GUNNEBO pour la gestion des accès
Intégration avec Tablettes Wacom
Solution mainsim
Gestion des actifs :
- Gestion multisite et annuaire technique des bâtiments
- Installations et équipements avec documentation associée.
Ticketing :
- Le Wizard, le module de demande rapide de Mainsim, permet à tout le personnel travaillant au sein du PalaAxa d’exprimer des demandes de manière simple et d’en suivre l’avancement du traitement.
- Application mobile: Le personnel est en mesure d’ouvrir un ticket de manière autonome et en quelques secondes, tandis que le superviseur pilote en temps réel l’ensemble du flux de travail.
Gestion des interventions :
- Intégration des fournisseurs sur la plateforme avec accès via une application pour simplifier les processus d’attribution et de prise en charge des interventions, l’enregistrement des temps de travail, des coûts et la facturation finale
- Attribution automatique des Ordres de Travail de nature curatif avec notifications push et alertes au fournisseur concerné
- Planification des interventions et création automatique des Ordres de Travail en fonction des échéances prévues
Intégrations :
- Création de rapports personnalisés sur PowerBI pour le suivi des coûts et des SLA
- Intégration avec Gunnebo
Principaux avantages
La gestion des accès a permis à Axa de réaliser des économies de coûts, d’optimiser le budget et de rendre plus écologique la gestion des invités et des événements. Les invités de la structure ou les personnes en visite sur le site reçoivent un QR-code par e-mail. À leur arrivée, ils scannent le code avec le totem à l’entrée. Le système vérifie la documentation nécessaire et avertit la personne à l’origine de l’invitation de l’arrivée de ses invités. L’invité qui a obtenu l’accès scanne le QR-Code aux tourniquets Gunnebo installés à l’entrée, et enregistre ainsi son passage.
Portail des Fournisseurs: Les accès des fournisseurs sont gérés par la délivrance de badges et d’autorisations de travail. Le système vérifie que les documents saisis sont valides et fournit des listes de contrôle spécifiques pour assurer la conformité réglementaire des fournisseurs.
Documentation: Toute la documentation des fournisseurs, contrats, garanties, etc., a été saisie sur mainsim. Le système en vérifie la validité, envoyant une notification aux parties concernées chaque fois qu’une échéance approche.
Suivi des Fournisseurs et SLA: Le système détecte automatiquement les temps et les coûts de chaque intervention, divisant le flux de travail en phases opérationnelles. Ainsi, la direction peut maîtriser la conformité de ses fournisseurs avec les KPI et les accords de niveau de service convenus, en surveillant par exemple le temps de réponse ou de clôture.