IPERCERAMICA

L’objectif principal de l’entreprise était de pouvoir simplifier la gestion des fournisseurs et des points de vente situés sur l’ensemble du territoire. M. Salvatore Becchimanzi, Facility Manager chez IPERCERAMICA, explique quelles étaient les principales difficultés rencontrées avec la gestion traditionnelle de la maintenance :

« Je vais vous expliquer d’où nous sommes partis. La première tentative d’amélioration de la gestion de la maintenance a consisté à essayer d’adapter un logiciel créé pour d’autres besoins à la gestion des tickets. Cependant, nous nous sommes rendu compte que nous avions besoin d’un logiciel plus performant pour gérer de manière rentable les quelque 90 ateliers que nous avons en Italie, ainsi que ceux qui se trouvent à l’étranger. »

Une fois qu’un nouveau magasin a été livré, tous les travaux d’entretien courants et extraordinaires sont confiés au département Facility Management.

« Il fut un temps où les problèmes dans les magasins étaient gérés par le logiciel rhd, les courriels et les messages Whatsapp. Ce processus, bien que simple, s’est avéré être une grande perte d’énergie, ainsi qu’une perte considérable d’informations en raison du passage d’un outil à l’autre. »

C’est ce problème qu’il fallait résoudre :

« Nous avions besoin d’un système qui nous permette de suivre de manière ordonnée et professionnelle tous les tickets ouverts dans les différents points de vente. »

Salvatore explique également comment s’est déroulée l’implémentation du nouveau système, à travers ce que nous appelons MainsimWay : un processus étape par étape, avec l’aide de notre chef de projet dédié, qui est en mesure de suivre l’ensemble du projet à partir d’un pilote, en mesurant les résultats et en procédant par implémentations successives afin de faciliter l’introduction du logiciel au sein de l’entreprise.

« La mise en œuvre de Mainsim est un projet continu. Nous avons commencé par un petit projet et, en ce qui concerne le projet final, nous mettons en œuvre et structurons le système en fonction des besoins qui émergent au jour le jour. La seule condition préalable que nous avions était la possibilité d’intégrer la GMAO à SAP, ce qui était fondamental pour nous ».

En ce sens, Mainsim devient de plus en plus un logiciel interdépartemental, étendant son champ d’application à d’autres services, tels que le nettoyage, la sécurité ou la gestion des chariots élévateurs, qui sont entre les mains de différents bureaux et qui pourront utiliser le logiciel pour gérer leurs problèmes, en abandonnant les outils traditionnels et inefficaces tels que les feuilles Excel.

« Un autre aspect d’une importance fondamentale pour nous est la gestion de l’entretien courant, c’est-à-dire toutes les interventions dont les délais sont fixés par la loi. Que se passait-il dans le passé ? Nous avions l’habitude de confier ces activités à nos fournisseurs externes, qui nous envoyaient un courriel avant Mainsim pour nous informer de leur calendrier de maintenance. Ce système n’était toutefois pas efficace, car si un fournisseur oubliait d’effectuer la maintenance, nous restions responsables. D’autant plus que nous sommes désormais certifiés ISO 45001 et que nous ne pouvons donc pas nous permettre d’échouer à un audit. »

« Avec Mainsim, le système envoie une notification 15 jours à l’avance, ce qui nous donne le temps de vérifier. De plus, la notification parvient également au fournisseur externe, ce qui constitue une étape cruciale : un système automatisé qui permet à tout le monde de rester informé et de se concentrer sur les tâches à accomplir. »

« La même chose se produira bientôt pour la gestion de toute la partie documentaire : expiration des DURC, chambre de commerce, cours de formation, il y aura un planificateur avec des notifications automatiques aux fournisseurs également, pour les avertir qu’un document est dû. »

 

« Tout cela conduira à une augmentation significative en termes d’organisation et de productivité, à un meilleur contrôle et à une minimisation conséquente des erreurs.»