AXA PalAXA : un écosystème intelligent pour le facility management
Au cœur de Milan, le siège d’AXA est l’un des bâtiments les plus durables d’Italie. Avec mainsim, la compagnie a numérisé l’ensemble de la gestion des fournisseurs, des accès et des services, en intégrant tous les processus de soft et hard facility dans une plateforme unique.
SECTEUR
ASSURANCES
CE QU'IL GÈRE
Facility Management
M² GÉRÉS
+17 000
Objectifs du projet
GESTION DES SERVICES HARD ET SOFT
SUIVI DES ACCÈS, DES AUTORISATIONS ET DE LA DOCUMENTATION
SUIVI DES COÛTS, DES KPI ET DES SLA DES FOURNISSEURS
Un exemple de workflow
Pendant une pause, une collaboratrice remarque une panne sur le distributeur automatique et ouvre un ticket en scannant son QR code d’identification. Le système attribue le bon fournisseur, qui signe le rapport d’intervention depuis son mobile à la fin de la prestation. Tout le cycle est suivi en temps réel par le superviseur.
Le PalAXA de Milan : durabilité et innovation au service du workplace
AXA est l’une des principales compagnies d’assurance au monde. Son siège italien, le PalAXA, se situe au centre de Milan et a obtenu la certification LEED Gold grâce à sa haute efficacité énergétique et à ses performances environnementales. Outre ses espaces de travail modernes et flexibles, le bâtiment gère chaque jour des dizaines de flux liés aux personnes, aux fournisseurs, à la sécurité et aux services. L’adoption du CMMS et du CAFM mainsim a permis de numériser l’ensemble du facility management : des tickets ouverts par le personnel aux badges d’accès des visiteurs, des casiers aux fournisseurs, du contrôle documentaire au suivi des coûts. Le tout dans une logique zéro papier et à faible impact environnemental.
Un modèle numérique pour la gestion du Facility Management, du Hard au Soft service
Au PalAXA, chaque processus lié au facility (des interventions de maintenance au nettoyage, en passant par les services RH tels que la gestion des visites médicales, des casiers et des réservations de salles, jusqu’au contrôle d’accès via l’intégration avec les bornes Gunnebo) est désormais géré de manière coordonnée par le GMAO mainsim.
Grâce au logiciel de gestion de la maintenance, les utilisateurs peuvent ouvrir un ticket en quelques secondes, y compris depuis l’application mobile grâce aux QR codes, tandis que le système attribue automatiquement l’intervention au bon prestataire. Les badges et les autorisations sont suivis en temps réel, les documents périmés sont signalés automatiquement et les checklists HSE garantissent la conformité. Les tableaux de bord permettent à la direction de mesurer les délais, les coûts, les SLA et les performances des fournisseurs. Un modèle évolutif et reproductible qui rend chaque activité traçable, rapide, sûre et plus durable.
Bénéfices obtenus
Réduction des délais et des tâches manuelles
Les flux automatisés, les alertes et les notifications ont considérablement réduit les tâches administratives ainsi que les délais de prise en charge et de résolution, aussi bien pour les interventions planifiées que pour les pannes.
Réduction des coûts et meilleure qualité de service
Mainsim a optimisé la gestion des ressources et amélioré la qualité perçue par les équipes internes et par les prestataires externes.
Gestion documentaire et conformité
Contrats, garanties et autorisations toujours à jour et vérifiés, avec des checklists et des notifications automatiques pour garantir la conformité réglementaire des fournisseurs.
Contrôle des fournisseurs et respect des SLA
Le système relève les délais, les coûts et les phases opérationnelles, ce qui permet de surveiller en temps réel la conformité des fournisseurs aux KPI et aux SLA.
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