Fondazione Collegio Einaudi : facility management et hospitality pour un pôle universitaire d’excellence
Avec mainsim, la Fondazione Collegio Einaudi a transformé la gestion opérationnelle de 5 sites et résidences au cœur de Turin : du ticketing à l’attribution automatique des fournisseurs, en passant par la gestion documentaire centralisée, jusqu’au soutien aux audits qualité. Une GMAO qui a rendu les équipes de terrain autonomes.
SECTEUR
Facility Management, Hospitality
CE QU'IL GÈRE
Fournisseurs, qualité, demandes d’intervention
SITES
5
912
Lits
+ 30
Fournisseurs gérés sur la plateforme
Objectifs du projet
Réduire les délais d’intervention
en permettant aux Front Desk Officers d’ouvrir et d’attribuer des tickets directement aux fournisseurs ou aux techniciens de maintenance internes.
Centraliser le registre des fournisseurs et la documentation
DURC, DVR, contrats, plans accessibles depuis chaque site avec des alertes automatiques sur les échéances.
Intégrer maintenance et qualité
en soutenant les audits internes et externes grâce à des données tracées et toujours à jour sur la plateforme.
« Quand nous avons mis en place mainsim, nous avons enfin intégré dans un seul logiciel tous les actifs possibles de nos collèges. Pour moi, c’était vraiment un pas incroyable. »
Salvatore Gravina, Employé technique, Direction Technique – Fondazione Collegio Einaudi
Un pôle universitaire qui est aussi une structure d’hospitality
La Fondazione Collegio Einaudi est l’un des plus importants collèges universitaires d’excellence en Italie. Avec 5 sections dans le centre de Turin, réparties entre les pôles de l’UniTO et de l’École polytechnique, elle met à disposition 912 lits pour des étudiants sélectionnés au mérite, en offrant bien plus qu’un simple logement. Chambres individuelles et doubles avec salle de bain privée, cuisines communes, salles d’étude, bibliothèque, salle de sport, buanderie : chaque section reproduit la même expérience de qualité, garantissant des standards homogènes sur un patrimoine réparti et en constante croissance.
Dans cette dimension, la Fondation occupe un espace hybride et singulier : ce n’est pas un hôtel, mais elle a la capillarité et la complexité opérationnelle d’une structure d’accueil. Ce n’est pas seulement un campus, mais elle gère des bâtiments historiques avec leurs installations, leurs échéances réglementaires, des fournisseurs spécialisés et des résidents en rotation constante. C’est un système de facility management au service de l’éducation, où chaque panne non résolue se traduit directement par un désagrément pour un étudiant.
« Nous ne fournissons pas seulement de l’hébergement : nos étudiants et étudiantes suivent aussi des heures de formation extracurriculaire obligatoires. La structure doit toujours fonctionner. mainsim nous aide à garantir ce standard sur les 5 sites. »
Chiara Caramassi, Responsable de la Direction Technique – Fondazione Collegio Einaudi
Avant : registres papier, processus lents et visibilité quasi nulle
Salvatore Gravina est à la Fondation depuis 2012 et a vécu chaque étape de son évolution. À son arrivée, la maintenance des sections reposait encore sur des registres papier : les étudiants signalaient les problèmes aux gardiens, qui les notaient à la main. Le technicien de maintenance faisait une tournée hebdomadaire de chaque site. Les délais de résolution étaient longs, les urgences ne se gèrent que par téléphone, et la visibilité centrale était pratiquement inexistante.
Une étape intermédiaire avec un logiciel de base avait apporté quelques améliorations, mais sans les fonctionnalités nécessaires pour gérer les actifs, les fournisseurs et la documentation de manière intégrée. Avec mainsim, utilisé par la Fondation depuis 2017, tout a changé : les actifs des 5 sites ont été recensés et chargés sur la plateforme avec minutie, les flux se sont structurés et les personnes sur le terrain ont commencé à travailler de façon de plus en plus autonome.
« Avant, les tickets nous arrivaient et les gardiens attendaient que nous les transmettions aux fournisseurs. Maintenant, ils savent déjà quels fournisseurs relèvent de leur site et les leur attribuent directement. Le délai de traitement de la demande est devenu très rapide. »
Salvatore Gravina, Employé technique, Direction Technique – Fondazione Collegio Einaudi
Le ticketing au centre : de la panne à la clôture, sans goulot d’étranglement
Le flux opérationnel quotidien s’articule autour du système de ticketing de mainsim. Lorsqu’un étudiant signale un problème, le gardien/FDO va vérifier sur place et ouvre le ticket depuis la plateforme : chaque utilisateur voit exclusivement son propre site, avec une navigation par étage, local et actif qui rend la saisie rapide et sans erreur.
C’est ici que se produit le changement le plus significatif par rapport au passé : le gardien/FDO n’attend plus la Direction Technique pour savoir quoi faire, mais connaît les fournisseurs de sa section référencés dans mainsim et attribue directement le ticket à celui qui est compétent. Le fournisseur reçoit la notification par e-mail et, si l’intervention est urgente, peut arriver dans la journée.
En parallèle, le technicien de maintenance interne, Davide, qui accède à la plateforme depuis une tablette, a une visibilité sur l’ensemble. S’il repère une panne avant que le fournisseur ne soit déjà en route, il peut intervenir lui-même et clôturer le ticket, évitant ainsi l’appel à un prestataire externe. Lorsqu’il transmet le problème au fournisseur, il peut joindre directement une photo, de sorte que l’entreprise arrive avec une idée précise de ce qu’elle va trouver.
La clôture du ticket est effectuée par le gardien/FDO, qui joint le rapport d’intervention. Un cycle complet, tracé, sans passage par le papier ni échanges sur WhatsApp.
« Je le constate ces jours-ci : les nouveaux collègues parviennent à suivre les choses de manière autonome. Souvent, nous à la Direction Technique sommes moins sollicités, et c’est important, car cela signifie une meilleure efficacité du travail du bureau. »
Salvatore Gravina, Employé technique, Direction Technique – Fondazione Collegio Einaudi
« Tout le monde l’utilise facilement. N’importe lequel de nos collègues, quelle que soit son aisance avec les outils technologiques, y arrive sans aucun problème. Les nouvelles recrues sont tout de suite entrées dans le mécanisme. »
Chiara Caramassi, Responsable de la Direction Technique – Fondazione Collegio Einaudi
Une autonomie conquise sur le terrain : gardiens, technicien de maintenance et nouvelles recrues
L’adoption de mainsim n’a pas seulement changé les outils : elle a changé la façon dont les personnes travaillent. Les gardiens/FDO sont passés de figures passives, qui recueillaient les signalements sur un registre, à des opérateurs actifs : ils ouvrent des tickets, les attribuent aux fournisseurs, suivent les activités de leur site. Le technicien de maintenance interne dispose d’un profil d’accès complet et d’une pleine autonomie opérationnelle, via tablette ou application mobile, pour tout gérer sans passer par un poste fixe.
Les nouvelles recrues se sont elles aussi intégrées rapidement. La plateforme est intuitive au point que, quelle que soit la familiarité avec les outils numériques, chacun parvient à l’utiliser sans formation prolongée. Ce n’est pas un détail dans un contexte où les profils opérationnels ont des parcours très différents.
Le résultat est une direction technique qui peut se concentrer sur les projets les plus complexes : rénovations, sécurité, qualité, relations avec les fournisseurs stratégiques, en laissant la gestion quotidienne à ceux qui sont sur le terrain.
Registre des fournisseurs, DURC et documentation technique : tout sous contrôle
La Fondation gère régulièrement environ 30 fournisseurs, chacun avec une fiche dédiée dans mainsim. Pour chaque fournisseur, la plateforme recueille la documentation obligatoire (extrait du registre du commerce, DVR, DURC, liste des travailleurs, documents du préposé, contrat en cours) avec des alertes automatiques qui préviennent à l’avance des échéances, par exemple pour le renouvellement du DURC.
Les fournisseurs sont activés ou désactivés en fonction des contrats en cours : une gestion flexible qui s’adapte aux changements de marché sans créer de discontinuité opérationnelle. À côté du registre des fournisseurs, mainsim héberge l’ensemble des archives documentaires techniques de la Fondation : plans, déclarations de conformité, procès-verbaux de réception, certifications. Chaque gardien/FDO ne voit que les documents de sa propre section ; un accès filtré qui garantit l’autonomie sans dispersion.
Le résultat concret ? Là où arrivaient auparavant des demandes de plans par e-mail, les gardiens/FDO se servent aujourd’hui eux-mêmes, et le font correctement.
« L’autre jour, j’ai reçu un e-mail d’un gardien/FDO qui avait tout fait en autonomie : il avait récupéré lui-même les plans directement dans mainsim. Des choses qu’on nous demandait systématiquement avant. »
Salvatore Gravina, Employé technique, Direction Technique – Fondazione Collegio Einaudi
« J’espère ne jamais changer de mainsim. Tout est là-dedans. Si vous pensez au travail qu’il y a derrière, il est fondamental pour moi que cette documentation soit toujours là, accessible et à jour. »
Salvatore Gravina, Employé technique, Direction Technique – Fondazione Collegio Einaudi
« mainsim est un outil qui fait pleinement partie de notre processus qualité. Les auditeurs contrôlent aussi bien les activités programmées que les délais de clôture des tickets. »
Chiara Caramassi, Responsable de la Direction Technique – Fondazione Collegio Einaudi
Qualité certifiée : mainsim entre dans le processus d’audit
Collegio Einaudi est certifié ISO 9001:2015 et se soumet périodiquement à des audits qualité, internes comme externes. mainsim est pleinement intégré à ce processus : les auditeurs vérifient directement sur la plateforme la bonne exécution des activités programmées, les délais de clôture des tickets et la disponibilité de la documentation technique et des fournisseurs.
Il ne s’agit pas d’une simple archive consultable : mainsim est l’outil déclaré par la Fondation dans le cadre de son système de management de la qualité. Cela signifie que les données présentes sur la plateforme (tickets ouverts, tickets clôturés, délais d’intervention, documents des fournisseurs) constituent des preuves directes du fonctionnement du service de maintenance.
Prochaines étapes : consommations énergétiques et feedback
Le programme de développement de Collegio Einaudi est ambitieux. Le sujet le plus urgent est le suivi des consommations : des structures occupées de façon intensive, avec des profils de consommation difficiles à lire à partir des seules factures. L’objectif est de mettre en place des tickets programmés pour la collecte mensuelle des relevés par les gardiens, avec des seuils d’alerte pour détecter les anomalies, comme des pics de consommation d’eau, avant qu’elles ne se transforment en urgences.
Du côté des fournisseurs, on envisage l’intégration d’un feedback automatique à la clôture des tickets, afin d’alimenter de manière structurée les évaluations annuelles d’aptitude.
La maintenance programmée est déjà gérée dans mainsim, avec des périodicités saisies chaque année et des alertes envoyées aux fournisseurs de maintenance courante.
Bénéfices obtenus
Réduction des délais et des tâches manuelles
Les flux automatisés, les alertes et les notifications ont considérablement réduit les tâches administratives ainsi que les délais de prise en charge et de résolution, tant pour les interventions planifiées que pour les pannes.
Réduction des coûts et meilleure qualité de service
mainsim a optimisé la gestion des ressources et amélioré la qualité perçue par les équipes internes, les fournisseurs externes et les résidents.
Gestion documentaire et conformité
Contrats, garanties et autorisations toujours à jour et vérifiés, avec des checklists et des notifications automatiques pour garantir la conformité réglementaire des fournisseurs.
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